Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Γραμματέας Επιτροπής
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε Γραμματέα Επιτροπής για να υποστηρίξει αποτελεσματικά τη διοικητική, οργανωτική και επικοινωνιακή λειτουργία μιας ή περισσότερων επιτροπών μέσα σε έναν οργανισμό, φορέα ή ίδρυμα. Ο ιδανικός υποψήφιος θα έχει κεντρικό ρόλο στον συντονισμό συνεδριάσεων, στην προετοιμασία ημερήσιας διάταξης, στην τήρηση πρακτικών και στη διασφάλιση ότι όλες οι διαδικασίες ακολουθούνται με ακρίβεια, διαφάνεια και επαγγελματισμό. Η θέση απαιτεί υψηλό επίπεδο οργάνωσης, προσοχή στη λεπτομέρεια, άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες και ικανότητα διαχείρισης εμπιστευτικών πληροφοριών.
Ο/Η Γραμματέας Επιτροπής θα συνεργάζεται στενά με τον/την πρόεδρο της επιτροπής, τα μέλη, τη διοίκηση και άλλα εμπλεκόμενα τμήματα για την ομαλή προετοιμασία και διεξαγωγή των συνεδριάσεων. Θα είναι υπεύθυνος/η για τη συλλογή θεμάτων προς συζήτηση, τη σύνταξη και διανομή προσκλήσεων, την προετοιμασία υποστηρικτικού υλικού και την παρακολούθηση των αποφάσεων και ενεργειών που προκύπτουν από κάθε συνεδρίαση. Παράλληλα, θα διασφαλίζει ότι τα αρχεία της επιτροπής τηρούνται σωστά, είναι ενημερωμένα και προσβάσιμα μόνο στα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
Η επιτυχία στον ρόλο προϋποθέτει ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών προτεραιοτήτων, τήρησης αυστηρών προθεσμιών και αποτελεσματικής επικοινωνίας τόσο γραπτά όσο και προφορικά. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα πρέπει να μπορεί να εργάζεται με διακριτικότητα, να κατανοεί τη σημασία της θεσμικής διαδικασίας και να συμβάλλει στη βελτίωση της διοικητικής αποτελεσματικότητας της επιτροπής. Εμπειρία σε περιβάλλοντα εταιρικής διακυβέρνησης, δημόσιας διοίκησης, εκπαίδευσης, μη κερδοσκοπικών οργανισμών ή ρυθμιστικών φορέων θα θεωρηθεί ιδιαίτερα χρήσιμη.
Στο πλαίσιο της καθημερινής εργασίας, ο/η Γραμματέας Επιτροπής θα παρακολουθεί την πρόοδο των αποφάσεων, θα υπενθυμίζει εκκρεμότητες στα αρμόδια μέλη και θα συμβάλλει στη διατήρηση σαφούς και αξιόπιστης ροής πληροφόρησης. Επιπλέον, θα υποστηρίζει τη συμμόρφωση με εσωτερικούς κανονισμούς, πολιτικές και νομικές ή διαδικαστικές απαιτήσεις που σχετίζονται με τη λειτουργία της επιτροπής. Η θέση είναι κατάλληλη για άτομα που απολαμβάνουν τη δομή, τη συνεργασία και την υποστήριξη θεσμικών διαδικασιών με επαγγελματισμό και συνέπεια.
Αν διαθέτετε διοικητική εμπειρία, ισχυρές οργανωτικές ικανότητες και ενδιαφέρον για ρόλους που απαιτούν ακρίβεια, υπευθυνότητα και συντονισμό πολλών εμπλεκομένων, αυτή η θέση προσφέρει την ευκαιρία να συμβάλετε ουσιαστικά στη σωστή λειτουργία σημαντικών συλλογικών οργάνων και στη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Οργάνωση και συντονισμός συνεδριάσεων της επιτροπής.
- Σύνταξη, επιμέλεια και διανομή ημερήσιας διάταξης και σχετικών εγγράφων.
- Τήρηση ακριβών πρακτικών κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων.
- Παρακολούθηση αποφάσεων, ενεργειών και προθεσμιών που προκύπτουν από τις συνεδριάσεις.
- Διαχείριση αλληλογραφίας, προσκλήσεων και επικοινωνίας με τα μέλη της επιτροπής.
- Τήρηση και αρχειοθέτηση εμπιστευτικών εγγράφων και επίσημων αρχείων.
- Υποστήριξη του/της προέδρου και των μελών σε διοικητικά και οργανωτικά θέματα.
- Διασφάλιση συμμόρφωσης με εσωτερικές διαδικασίες και κανονιστικές απαιτήσεις.
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, Δημόσια Διοίκηση ή συναφή τομέα.
- Προϋπηρεσία σε διοικητική υποστήριξη, γραμματειακή υποστήριξη ή υποστήριξη επιτροπών.
- Άριστη γνώση γραπτής και προφορικής ελληνικής γλώσσας.
- Πολύ καλή γνώση εφαρμογών γραφείου και εργαλείων διαχείρισης εγγράφων.
- Ικανότητα τήρησης πρακτικών με ακρίβεια και σαφήνεια.
- Υψηλό επίπεδο οργάνωσης, διακριτικότητας και επαγγελματικής δεοντολογίας.
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και αυστηρών προθεσμιών.
- Εμπειρία στη διαχείριση εμπιστευτικών πληροφοριών και θεσμικών διαδικασιών.
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία έχετε στην υποστήριξη συνεδριάσεων ή επιτροπών;
- Πώς διασφαλίζετε την ακρίβεια κατά την τήρηση πρακτικών;
- Ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε για την οργάνωση εγγράφων και προθεσμιών;
- Πώς χειρίζεστε εμπιστευτικές πληροφορίες σε επαγγελματικό περιβάλλον;
- Περιγράψτε μια περίπτωση όπου συντονίσατε πολλούς συμμετέχοντες για μια συνεδρίαση.
- Πώς αντιμετωπίζετε αλλαγές τελευταίας στιγμής στην ημερήσια διάταξη;
- Ποια είναι η εμπειρία σας με κανονιστικές ή εσωτερικές διαδικασίες;
- Τι σας ελκύει στον ρόλο του/της Γραμματέα Επιτροπής;
